Sådan får I flere til generalforsamlingen
Til mange generalforsamlinger kommer kun bestyrelsen og et par stykker mere. Det er ikke fordi folk er ligeglade. De ved bare ikke, hvad der skal besluttes, eller de har glemt det. Her er det, der virker.
Vælg et tidspunkt, der passer de fleste
En hverdagsaften kl. 19 passer de fleste familier. Undgå skoleferier, store fodboldkampe og den første uge efter jul. Spørger I beboerne om datoen på forhånd med en afstemning, føler flere sig forpligtet til at komme.
Skriv indkaldelsen, så den kan læses på telefonen
Overhold varslet i vedtægterne, men send gerne i god tid. Skriv øverst, hvad der skal besluttes, med almindelige ord: "Skal vi asfaltere Egevej for 280.000 kr.?" siger mere end "Punkt 5: Forslag fra bestyrelsen".
Læg dagsorden, regnskab og budget op på hjemmesiden, og link til dem i mailen. Så skal ingen lede efter en vedhæftet fil.
Mind folk om det
Send en påmindelse en uge før og dagen før. De fleste, der bliver væk, har ikke valgt det. De har glemt det. Har foreningen en app, så send en notifikation samme dag.
Gør det let at være med uden at komme
Kan nogen ikke komme, så gør det nemt at give fuldmagt. En digital fuldmagt på hjemmesiden tager et minut, og bestyrelsen får en liste til indgangen. Tjek vedtægterne for, hvem man må give fuldmagt til, og hvor mange én person må have.
Hold mødet kort og konkret
Sæt en sluttid og hold den. Lad dirigenten styre talerlisten, og gem de lange diskussioner til et punkt, hvor de hører hjemme. Kaffe og kage er ikke dumt. Folk kommer igen, når de oplevede, at det var værd at bruge aftenen på.
Fortæl, hvad der blev besluttet
Send referatet hurtigt, gerne inden for en uge, med beslutningerne øverst. Så kan de, der ikke kom, se, at det betød noget. Det er den bedste invitation til næste år.
Ofte stillede spørgsmål
Er generalforsamlingen gyldig, hvis kun få møder op?
Det afhænger af vedtægterne. De fleste grundejerforeninger har ingen krav om et bestemt fremmøde til almindelige beslutninger. Ændring af vedtægter eller opløsning kræver ofte, at en vis andel er til stede eller stemmer for. Står der intet, er en lovligt indkaldt generalforsamling beslutningsdygtig.
Må man give fuldmagt digitalt?
Ja, hvis vedtægterne tillader fuldmagt. Står der, at fuldmagten skal være skriftlig, opfylder en fuldmagt givet efter login på foreningens hjemmeside det.