Denne guide er vejledende og skrevet til ikke-juridiske læsere. Har I tvivl om jeres konkrete situation, anbefaler vi at kontakte en advokat med erfaring i foreningsret.
Hvem skal underskrive referatet fra generalforsamlingen?
Referatet fra generalforsamlingen er et juridisk dokument. Det er beviset for hvad der er besluttet, og det kan ikke ændres efterfølgende. Men hvem skal underskrive det, hvornår skal det underskrives, og hvad gør I hvis der er uenighed om indholdet?
Hvem skal underskrive?
De to der altid skal underskrive er dirigenten og formanden. Dirigenten bekræfter at generalforsamlingen er afholdt lovligt og at de beslutninger der fremgår af referatet er korrekt gengivet. Formanden bekræfter på bestyrelsens vegne.
Nogen foreningers vedtægter kræver yderligere underskrifter — fx referenten eller alle bestyrelsesmedlemmer. Tjek jeres vedtægter.
Referenten skriver referatet, men det er dirigentens og formandens underskrift der gør det gyldigt. Referenten behøver ikke at underskrive — medmindre vedtægterne kræver det.
Hvornår skal det underskrives?
Referatet behover ikke underskrives på selve generalforsamlingen. Det er god praksis at udsende et udkast til dirigenten og formanden inden for 1-2 uger efter generalforsamlingen, give dem mulighed for at læse og rette, og derefter få det underskrevet.
Mange foreninger sender referatet til alle medlemmer inden underskrift for at give mulighed for indsigelser — det er ikke et lovkrav, men det er god skik.
Digitale underskrifter — fx via MitID eller e-signatur-tjenester — er juridisk gyldige og kan være praktiske hvis dirigenten bor langt væk. Aftal det på forhånd så alle parter er indforståede.
Hvad hvis nogen er uenige i referatet?
Hvis dirigenten eller formanden mener at referatet ikke korrekt gengiver hvad der skete på generalforsamlingen, skal fejlen rettes før underskrift. Det er netop formalet med at læse det igennem.
Hvis et menigt medlem er uenigt i referatets gengivelse af en debat eller en afstemning, kan vedkommende skriftligt gøre indsigelse. Indsigelsen hæftes til referatet men ændrer ikke i referatets indhold — medmindre dirigenten er enig i at der er en faktuel fejl.
Referatet kan ikke ændres efter det er underskrevet. Er der faktuelle fejl der opdages senere, håndteres de på den næste generalforsamling under punkt 1 (godkendelse af referat fra sidst) eller via en skriftlig tilføjelse.
Distribution og opbevaring
Send det underskrevne referat til alle medlemmer inden for rimelig tid — typisk 4-8 uger efter generalforsamlingen. Upload det på hjemmesiden under Referater.
Gem det underskrevne original-referat — enten fysisk eller som scannet PDF — permanent. Generalforsamlingsreferater er en del af foreningens historik og må aldrig smides væk.
GDPR og hvad der må stå i referatet
Referatet er typisk et dokument der deles med alle medlemmer og evt. lægges på hjemmesiden. Vær derfor forsigtig med personoplysninger:
- Navne på valgte bestyrelsesmedlemmer og dirigent er okay — de er valgt til offentlige tillidsposter.
- Undgå at nævne menige medlemmer ved navn i diskussioner — skriv "et fremmødt medlem" eller "flere fremmødte".
- Inkluder aldrig helbredsoplysninger, økonomiske oplysninger om enkeltpersoner eller andre følsomme data.
- Overvej to versioner: en intern version med flere detaljer og en offentlig version til hjemmesiden.
Ofte stillede spørgsmål
Hvem skal underskrive referatet fra generalforsamlingen?
Dirigenten og formanden skal altid underskrive. Nogle vedtægter kræver yderligere underskrifter fra referenten eller alle bestyrelsesmedlemmer. Tjek jeres egne vedtægter.
Hvornår skal generalforsamlingsreferatet underskrives?
Referatet behøver ikke underskrives på selve generalforsamlingen. God praksis er at sende udkast til dirigent og formand inden for 1–2 uger og få det underskrevet herefter.
Er digital underskrift gyldig på et generalforsamlingsreferat?
Ja. Digitale underskrifter via MitID eller e-signatur-tjenester er juridisk gyldige.
Kan et generalforsamlingsreferat ændres efter underskrift?
Nej. Referatet kan ikke ændres efter det er underskrevet. Faktuelle fejl der opdages senere håndteres på næste generalforsamling under godkendelse af referat.
Hvad sker der hvis referatet ikke underskrives korrekt?
Et referat uden de krævede underskrifter har svækket bevisværdi og kan anfægtes hvis der opstår tvister om hvad der blev besluttet.